발주서 자동 발송(발주옵션 설정하기)

공급자(공급업체)가 제공하는 상품의 주문이 접수되면 설정한 조건에 맞춰 지정된 시각에 발주서를 자동 발송합니다.

공급자(공급업체)의 정보에 설정된 발주 옵션에 따라 접수된 주문에 대한 발주서를 자동 발송하는 방법을 알아보도록 하겠습니다.


발주서 자동 발송 즉 발송 옵션은 쇼핑몰에서 공급자(공급업체)가 제공하는 상품의 주문이 접수되었을 때 미리 설정해 놓은 조건에 맞춰 자동으로 발주서를 발송할 수 있도록 하는 기능입니다.


미리 등록해 놓은 공급자의 이메일로 발주서 양식이 발송되며, 발송된 이메일을 통해 주문내역을 업로드 시 해당 주문건의 주문 정보는 출고 완료(배송중)로 자동 업데이트됩니다.


업로드한 파일에 운송장 번호가 포함된 경우, 고객은 입력된 운송장 번호를 기반한 '실시간 배송 조회'가 가능합니다.






자세히 알아보기 위해 우선, 관리자로 로그인 후 [쇼핑몰 설정 > 공급자 관리]로 이동합니다.





공급자명을 클릭하면 위의 화면과 같이 '발주옵션' 버튼을 확인할 수 있습니다. 버튼을 클릭하여 '발주옵션' 레이어를 생성합니다.








 

버튼을 클릭하면 위와 같이 발주 옵션 레이어가 생성됩니다. 발주 옵션 레이어에서는 발주서가 발송될 요일, 시간, 횟수와 발수서 양식을 원하는 대로 설정할 수 있습니다.


발주 옵션 레이어의 항목들을 하나씩 살펴보도록 하겠습니다.













 

1. 공급자명

공급자 정보에 저장된 공급자명이 표기됩니다. 해당 공급자 명은 이메일 발송 시 제목으로 사용됩니다.






2. 이메일 주소

공급자 정보에 입력된 이메일 주소가 표기되며, 해당 주소로 발주서가 발송됩니다.

다른 이메일로 발주서를 받기 원할 경우, [공급자 관리] 수정 레이어에서 [공급자 기본정보 > 이메일 주소]를 변경하시기 바랍니다.






3. 발주서 자동발송



 

발주서는 하루 최대 3회까지 발송 설정할 수 있으며, 발송 요일과 시간 설정이 가능합니다. 주문 상태를 기반한 발송 조건을 설정할 수 있으며, 선택한 발송 조건 상태에 해당하는 주문서를 자동 탐색 발주서로 자동 발송됩니다.


* 주문 상태가 '접수전'인 경우, 고객은 마이페이지를 통해 주문 취소가 가능하므로 발송 조건 설정 시 유의하시기 바랍니다.












발주서의 유효기간 및 엑셀 양식을 편집, 설정할 수 있습니다.


1. 발주서 유효기간

공급자의 이메일로 발송된 발주서의 유효기간을 설정할 수 있습니다. 메일 발송 시간을 기준으로 유효기간이 경과 시, 해당 이메일에서 발주서의 다운로드/업로드가 불가합니다.


* 참고

여러 개의 발주서가 발송된 경우, 유효기간과 상관없이 가장 최신의 발주서를 다운로드/업로드해야 합니다.






2. 엑셀 양식 설정

공급자에게 보낼 발주서 양식을 설정할 수 있습니다.

발주서에 포함할 정보를 설정 후 샘플 양식 다운로드를 통해 앞으로 사용할 발주서의 양식을 미리 확인해보실 수 있습니다. 발주서 양식은 엑셀로 제공되며, 엑셀 양식을 설정하는 방법으로는 기본 설정, 맞춤 설정, 불러오기가 있습니다.


(1) 기본 설정

프로셀에서 제공하는 기본적인 발주서 양식을 사용합니다. 기본 발주서 양식에는 주문 상태, 주문 번호, 주문 상품, 주문 수량, 수령자명, 휴대폰, 우편번호, 배송지, 배송 메시지, 배송조건, 택배사 정보가 제공됩니다.



(2) 맞춤 설정



 

제공 정보 영역으로 원하는 항목을 드래그하여 엑셀 양식을 편집할 수 있습니다.


제공 정보 : 발주서(엑셀 파일)에 포함되는 정보

미제공 정보 : 발주서(엑셀 파일)에 포함되지 않는 정보


제공 정보 영역에 배치된 순서와 동일하게 양식에 적용되며, 설정한 제공 정보에 따라 정렬 방식을 설정할 수 있습니다.

제공 정보를 설정한 후 샘플 양식 '다운로드'를 통해 발송될 발주서 양식을 미리 확인해보실 수 있습니다.


! 제공 정보에 '주문번호'를 포함하지 않으실 경우, 공급자가 발주서 업로드를 하여도 주문정보는 업데이트되지 않으므로 유의하시기 바랍니다.






(3) 불러오기



 

맞춤 설정을 사용한 공급자의 제공 정보를 호출하여 저장할 수 있습니다.






발송된 발주서 메일은 [운영자료 > 메일 발송내역]에서 확인하실 수 있습니다.

공급자가 발주서 업로드 시 모든 주문 내역이 '출고완료(배송중)' 상태로 주문정보가 업데이트됩니다.

발송 조건 중 '출고완료(송장번호 누락)'이 설정되어있을 경우, 출고가 완료되었으나 운송장 번호가 미입력 된 주문은 발주서에 포함되어 메일이 발송되므로 유의하시기 바랍니다. 






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  • 결제 취소 완료 (정산 완료 결제내역 취소 진행)
    접수된 결제 취소 내역 중 '정산완료' 결제건의 경우, 페이앱으로 취소 반환 금액을 입금해야만 취소를 진행할 수 있습니다.
  • 결제 취소 접수하기 (전체 취소와 부분 취소)
    관리자는 재고 사정 또는 배송 사정에 의해 접수된 주문을 취소해야 하는 경우가 생깁니다. 이런 상황에 관리자가 결제 취소를 접수하고 취소 정보를 확인하는 방법을 알아보도록 하겠습니다.
  • 비회원 상품문의 설정하기
    쇼핑몰이 세팅되면 기본적으로 상품문의는 회원만 가능하도록 설정되어 있습니다. 비회원에게도 상품문의를 등록하도록 설정하려면 어디에서 설정해야 하는지 확인해보도록 하겠습니다.
  • 상품 정보 일괄 수정하기(상품/재고)
    등록한 상품의 정보가 변경될 때가 있죠? 재고나 상품가 또는 상품에 대한 관리 옵션 등을 일괄 변경할 수 있는 기능을 소개합니다!! 짝짝짝
  • 상품 엑셀등록하기(상품 페이지)
    엑셀 파일을 이용하여 상품 페이지를 한번에 등록할 수 있는 방법을 알아보도록 하겠습니다. 단, 상품 엑셀 등록하기의 상품 페이지 등록은 '일반 등록' 방식의 상품 페이지 등록과 동일하다는 것을 참고하시기 바랍니다.
  • 상품 엑셀등록하기(상품/재고)
    한꺼번에 많은 상품을 쇼핑몰에 등록/판매하고자할 때 상품 정보를 엑셀로 등록할 수 있습니다. 단, 상품과 상품 페이지의 기본 개념을 잘 파악한 후 장단점을 잘 확인하고 사용하시기 바랍니다.
  • [공급자용] 발주서 다운로드/업로드 진행하기
    자동 또는 수동으로 발송된 발주메일을 받은 공급자가 발주서를 다운로드한 후 상품 확인 및 발송과 함께 발주서에 운송장 번호를 입력한 후 업로드하면 해당 주문건의 주문상태가 '출고완료(배송중)'으로 자동 변경됩니다.
  • 발주 메일 일괄전송하기
    공급자가 제공하는 상품의 주문이 접수되면, 설정한 조건에 따라 공급자별 주문서를 불러와 발주서 전체 발송 또는 공급자별 개별 발송이 가능합니다.
  • 공급자 등록하기
    공급자(공급업체)의 상품을 쇼핑몰에 진열하고 발주서를 발송하기 위해서는 공급자 정보가 등록되어야 합니다.
  • 발주서 자동 발송(발주옵션 설정하기)
    공급자(공급업체)가 제공하는 상품의 주문이 접수되면 설정한 조건에 맞춰 지정된 시각에 발주서를 자동 발송합니다.
  • 무통장 입금 자동 확인
    주문알림(뱅크알람)을 설정하여 무통장 입금 주문의 결제상태를 결제 완료 시 자동 변경될 수 있도록 설정합니다.
  • 진열 선호도 활용방법
    특정 상품을 상품목록의 최상단에 노출시킬 방법을 찾으시나요? 설정한 진열 선호도를 사용해 볼까요?